KI-Agenten und Automatisierung
Ein KI-Agent ist ein Programm, das eine Aufgabe in mehreren Schritten selbstständig erledigt. Er liest zum Beispiel eine Geheimhaltungsvereinbarung von einem Lieferanten, vergleicht sie mit eurer Vorlage und legt dir eine Liste mit allen Abweichungen hin. Entscheiden tust weiterhin du. Ich schaue mir mit dir eure Abläufe an. Gemeinsam finden wir heraus, wo sich ein Agent bei euch wirklich lohnt.
Ausgangslage
Jemand liest jede Woche lange Dokumente, nur um Abweichungen von einer Vorlage zu finden.
In einem Postfach landen viele ähnliche Anfragen, die alle einzeln beantwortet werden.
Daten werden aus PDFs oder Mails in Excel oder ins ERP abgetippt.
Erfahrene Fachleute wie Ingenieure oder Meister verbringen Stunden mit Routine statt mit der Arbeit, für die ihr sie eigentlich eingestellt habt.
Fehler fallen erst auf, wenn es teuer wird.
Das Wissen, wie etwas geprüft wird, steckt in wenigen Köpfen.
So arbeitet ein Agent
Egal ob Vertrag, Leistungsverzeichnis oder Kundenanfrage, der Ablauf ist immer ähnlich.
Per Mail, als PDF oder als Scan. Zum Beispiel eine Anfrage, eine Auftragsbestätigung oder ein Vertrag.
Er gleicht das Dokument mit euren Vorgaben, Vorlagen oder Regeln ab. Dabei nennt er immer die Stelle, auf die er sich bezieht.
Eine Ampel, eine Liste mit Abweichungen oder einen Antwortentwurf. So siehst du in wenigen Minuten, worauf es ankommt.
Nichts geht ungeprüft raus. Der Agent macht die Vorarbeit, die Entscheidung triffst du.
Beispiel
Ein Lieferant schickt seine Version einer Geheimhaltungsvereinbarung. Der Agent vergleicht sie mit eurer Vorlage und legt dir diese Übersicht hin.
| Punkt | Eure Vorlage | Version des Lieferanten | Bewertung | Vorschlag |
|---|---|---|---|---|
| Laufzeit | 3 Jahre | 10 Jahre | Auf 3 Jahre zurücksetzen | |
| Vertragsstrafe | keine | 25.000 € je Verstoß | Streichen oder deckeln | |
| Gerichtsstand | Karlsruhe | Hamburg | Rücksprache, ob das akzeptabel ist | |
| Rückgabe der Unterlagen | innerhalb von 30 Tagen | innerhalb von 30 Tagen | passt |
Das ist ein Beispiel mit erfundenen Daten. So sieht das Ergebnis aus, das du auf den Tisch bekommst.
Anwendungsfälle
Sechs Beispiele aus Vertrieb, Technik, Einkauf und Buchhaltung. Wenn du einen davon wiedererkennst, lohnt sich ein Gespräch.
Ablauf
Du erzählst, wo bei euch Zeit verloren geht. Gern bringst du ein Beispieldokument mit.
Wir schauen gemeinsam, wo sich ein Agent bei euch lohnt. Ergebnis sind zwei bis drei Anwendungsfälle mit grobem Aufwand und Nutzen.
Der Agent läuft mit euren echten Dokumenten. Wir messen, wie oft er richtig liegt. So seht ihr, wie gut er funktioniert, bevor ihr mehr investiert.
Anbindung an Outlook, Excel oder euer ERP. Dazu die Einweisung der Leute, die damit arbeiten.
Jeder Schritt ist einzeln buchbar. Nach dem Workshop entscheidest du, ob und wie es weitergeht.
Arbeitsweise
Ich fange nicht mit der Technik an, sondern mit eurem Ablauf. Oft zeigt sich dabei, dass ein Teil gar keinen Agenten braucht und eine einfache Automatisierung reicht. Das sage ich dir dann auch so. Du sprichst dabei immer mit dem, der auch baut.
Vertrauen
Aus der Praxis
Das waren Automatisierungen ohne KI-Agent. Das Vorgehen ist dasselbe. Erst verstehe ich den Ablauf, dann automatisieren wir, was sich wirklich lohnt. Bei Marabu entstehen Angebote und Rechnungen zum Beispiel per Knopfdruck statt durch Abtippen aus Excel.
Abgrenzung
Auf dieser Seite geht es um eure Abläufe. Wir legen gemeinsam fest, wo sich ein Agent lohnt. Bei Bedarf baue ich ihn auch.
Wenn dein Team erst selbst lernen soll, wie es KI im Alltag nutzt, passt die Schulung KI im Fachbereich besser. Beides lässt sich gut verbinden.
„Dank Manuels Beratung und seiner daraus resultierenden digitalen Lösungen haben wir rund 50 % Zeitersparnis und einen wesentlich besseren Kundenservice.“
Nächster Schritt
30 Minuten, unverbindlich. Du zeigst mir ein Beispiel aus eurem Alltag. Ich sage dir ehrlich, ob sich dafür ein Agent lohnt oder ob etwas Einfacheres reicht.
FAQ
Ein Chat beantwortet Fragen. Ein Agent erledigt einen Ablauf mit mehreren Schritten. Er arbeitet mit euren Vorlagen, Regeln und Programmen und legt dir ein fertiges Ergebnis zur Prüfung hin.
Das legen wir vor dem Start fest. Je nach Anforderung nutzen wir Anbieter mit Servern in der EU oder ein Modell, das auf euren eigenen Servern läuft. Für den Prototyp können wir auch mit Dokumenten starten, die nicht vertraulich sind.
Das passiert. Deshalb geht nichts ohne Prüfung raus. Der Agent nennt immer die Stelle im Dokument, auf die er sich bezieht. Im Prototyp messen wir, wie oft er richtig liegt. Erst dann entscheidest du, ob er in den Alltag geht.
Meist nicht. Der Agent arbeitet mit dem, was ihr schon nutzt, zum Beispiel Outlook, Excel oder euer ERP.
Nein. Es nimmt Routine ab. So bleibt mehr Zeit für die schwierigen Fälle und für die Arbeit, für die eure Fachleute eigentlich da sind.
Der Workshop hat einen Festpreis, den nenne ich dir im Gespräch. Was danach ein Prototyp und die Einführung kosten, hängt vom Ablauf ab. Das legen wir im Workshop fest, bevor du etwas entscheidest.
Einen Prototyp mit euren echten Dokumenten gibt es in 2 bis 4 Wochen. Dann siehst du, wie gut er funktioniert, bevor ihr mehr investiert.
Ja. Auch dort gibt es viele ähnliche Anfragen und Dokumente, die von Hand geprüft werden. Schreib mir, dann schauen wir uns euren Fall an.
Manuel Wenner
