KI im Unternehmen

KI im Fachbereich An euren Abläufen, nicht an Beispielen von gestern

Alle haben einen Zugang zu KI bekommen. Trotzdem nutzt sie kaum jemand, weil niemand zeigt, was das konkret für den eigenen Arbeitsplatz bedeutet. Allgemeine Online-Kurse helfen da wenig. Wir gehen in eure Abteilungen, schauen uns die echten Abläufe an und zeigen an euren Aufgaben, was KI dort leisten kann. Vertrieb, Einkauf, Logistik, Produktion oder Verwaltung. Mit den Werkzeugen und Programmen, die ihr schon nutzt.

2 Stunden bis 2 Tage Bei euch vor Ort oder online Preis auf Anfrage
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Schulungen unter anderem für:

DB Systel Deutsche Lufthansa Inneo Solutions Mercedes-Benz BMW DHBW Cegos Integrata

Rahmen

Für wen das gedacht ist.

Zielgruppe

  • Mitarbeitende aus Vertrieb, Einkauf, Logistik und Supply Chain, Produktion, Technik, Qualität, Buchhaltung und Verwaltung
  • Führungskräfte, die KI in ihrer Abteilung verankern wollen
  • Personal- und Weiterbildungsverantwortliche, die ein KI-Schulungskonzept für mehrere Bereiche suchen
  • Unternehmen, die KI-Zugänge ausgerollt haben, aber kaum Nutzung sehen

Voraussetzungen

Keine technischen Vorkenntnisse. Am wertvollsten wird es, wenn ihr echte Aufgaben aus eurem Arbeitsalltag mitbringt. Welche Werkzeuge bei euch freigegeben sind, klären wir vorab.

Nutzen

Was ihr danach könnt.

  • Einschätzen, was KI im eigenen Arbeitsbereich kann und was nicht
  • Die Aufgaben finden, bei denen KI am meisten Zeit spart
  • Zwei bis drei Anwendungen im eigenen Alltag umgesetzt haben
  • KI sicher nutzen: Datenschutz, vertrauliche Informationen und Firmenrichtlinien
  • Ergebnisse von KI prüfen, statt sie blind zu übernehmen

Ablauf

Inhalte.

Grundlagen für alle

  • Was KI kann und was nicht: Live-Beispiele, Grenzen, Halluzinationen
  • Datenschutz, vertrauliche Daten, Firmenrichtlinien und KI-Kompetenz nach EU AI Act
  • Gute Aufgaben formulieren: Kontext, Ziel, Form

Eure Abläufe aufnehmen

  • Pro Abteilung die wiederkehrenden Aufgaben sammeln
  • Zeitfresser und Wiederholungen markieren
  • Entscheiden, wo KI hilft und wo bewusst ein Mensch entscheidet

Bausteine je Fachbereich (nach Bedarf kombinierbar)

  • Vertrieb: Recherche, Gesprächsvorbereitung, Angebote, Nachfassen
  • Einkauf und Logistik: Lieferantenvergleiche, Dokumente auswerten, Abweichungen erkennen
  • Produktion und Technik: Dokumentationen, Zeichnungen und technische Unterlagen durchsuchen, Wissen auffindbar machen
  • Qualität und Kundenservice: Reklamationen erfassen, Berichte vorbereiten, Antworten entwerfen
  • Buchhaltung: Rechnungen prüfen, Belege zuordnen
  • Verwaltung und Personal: Texte, Protokolle, Auswertungen aus Excel und Berichten

Vom Prompt zum Prozess

  • Wiederverwendbare Vorlagen und eigene Assistenten pro Abteilung
  • KI mit den Programmen verbinden, die ihr schon nutzt
  • Einfache Automatisierungen ohne Programmierung

Praxis und Verankerung

  • Eure echten Aufgaben umsetzen, keine Standardbeispiele
  • Ansprechpersonen pro Abteilung, die KI im Alltag weitertragen
  • Follow-up nach vier Wochen: was funktioniert, was nicht, was ihr anpasst

Euer Schwerpunkt liegt auf Vertrieb und Marketing? Dann passt eher die Schulung KI in Marketing und Vertrieb. Für Entwicklungsteams: Entwickeln mit KI.

Bei euch vor Ort, Live-Online oder hybrid. Inhouse oder über einen Schulungspartner. Als Workshop pro Abteilung, als Reihe über mehrere Bereiche oder kompakt an einem Tag. Inhalte, Dauer und Beispiele passen wir an eure Fragen und Abläufe an.

Praxisbeispiele

So kann das bei euch aussehen.

Typische Abläufe aus Unternehmen, an denen wir in der Schulung arbeiten. Am liebsten ersetzen wir sie durch eure eigenen.

Technik und Produktion

Wissen in Zeichnungen und Unterlagen wiederfinden

Heute

Die Frage „Haben wir so etwas schon einmal gelöst?“ kostet Stunden. Die Antwort steckt irgendwo in Zeichnungen, Datenblättern, Prüfberichten und alten Projektordnern. Oder im Kopf von zwei Kolleginnen, die gerade im Urlaub sind.

So läuft es mit KI

  1. 01 Ihr legt fest, welche Unterlagen die KI durchsuchen darf, zum Beispiel einen Projektordner in SharePoint.
  2. 02 Die KI erschließt die Inhalte: Bauteile, Werkstoffe, Normen, Zeichnungsnummern, Prüfergebnisse.
  3. 03 Ihr fragt in normaler Sprache: „Welche Lösungen haben wir schon für Einsätze über 150 Grad gebaut, und wie haben sie in der Prüfung abgeschnitten?“
  4. 04 Ihr bekommt eine Antwort mit den passenden Fundstellen und Links direkt zum Dokument.

Was das bringt

  • Wissen hängt nicht mehr an einzelnen Personen
  • Kundenanfragen werden schneller und fundierter beantwortet
  • Neue Mitarbeitende finden sich schneller zurecht
  • Weniger doppelte Arbeit an Lösungen, die es schon gibt

Beim Menschen bleibt

Die Prüfung der Fundstellen und die technische Entscheidung.

Ausbaustufe

Ein fester Wissensassistent für die ganze Abteilung, der neue Unterlagen automatisch aufnimmt.

Werkzeuge Microsoft 365 Copilot mit SharePoint, ChatGPT oder Claude mit Projektwissen, auf Wunsch lokal auf eigener Infrastruktur

Einkauf

Angebote vergleichen, ohne abzutippen

Heute

Drei Lieferanten, drei PDF-Angebote, drei verschiedene Aufbauten. Positionen, Staffelpreise, Lieferzeiten und Zahlungsbedingungen werden von Hand in eine Excel-Tabelle übertragen. Dass ein Lieferant eine Position einfach weggelassen hat, fällt erst später auf.

So läuft es mit KI

  1. 01 Die Angebote landen als PDF oder E-Mail in einem Ordner.
  2. 02 Die KI liest alle Positionen aus: Preise, Staffeln, Lieferzeit, Zahlungs- und Lieferbedingungen, Gültigkeit.
  3. 03 Sie überträgt die Werte in eure gewohnte Vergleichstabelle und rechnet abweichende Einheiten um.
  4. 04 Sie markiert, wo ein Angebot von eurer Anfrage abweicht: fehlende Positionen, andere Mengen, versteckte Zuschläge.
  5. 05 Für Unklarheiten schreibt sie einen Entwurf für die Rückfrage an den Lieferanten.

Was das bringt

  • Kein Abtippen mehr
  • Abweichungen werden sichtbar, bevor sie Geld kosten
  • Mehr Zeit für Verhandlung statt für Excel

Beim Menschen bleibt

Die Kontrolle der Werte, die Verhandlung und die Vergabe.

Ausbaustufe

Angebote werden automatisch beim Eingang im Postfach ausgewertet, das Ergebnis geht direkt an euer ERP.

Werkzeuge Copilot in Excel und Outlook, ChatGPT, Claude oder Gemini, Power Automate oder n8n

Und noch mehr Abläufe, die nach KI rufen.

Logistik und Supply Chain

Terminverschiebungen im Griff behalten

Heute: Verzögerungen kommen per E-Mail, versteckt im Text. Dass der Kunde informiert werden muss, fällt oft erst auf, wenn er anruft.

Mit KI: Meldungen werden zusammengefasst, den Aufträgen zugeordnet, kritische Fälle markiert und die Kundeninfo vorbereitet.

Qualität und Kundenservice

Reklamationen schneller strukturieren

Heute: Reklamationen kommen als E-Mail, Foto oder Telefonnotiz. Bis daraus ein vollständiger Vorgang wird, vergehen Tage.

Mit KI: Die Reklamation wird erfasst, um Auftragsdaten ergänzt und als Entwurf für Bericht und Antwort aufbereitet.

Vertriebsinnendienst

Bestellungen ohne Abtippen erfassen

Heute: Bestellungen kommen als PDF, E-Mail oder Fax und werden Position für Position ins ERP übertragen.

Mit KI: Die Bestellung wird ausgelesen, als Auftrag vorbereitet und Abweichungen zu Preisen oder Konditionen werden markiert.

Buchhaltung

Rechnungen gegen Bestellung prüfen

Heute: Rechnung, Bestellung und Lieferschein werden von Hand nebeneinandergelegt und verglichen.

Mit KI: Die drei Dokumente werden automatisch abgeglichen, nur Abweichungen landen noch bei euch.

Service und Außendienst

Berichte per Sprachnachricht

Heute: Montage- und Serviceberichte werden abends im Büro aus Notizen abgetippt.

Mit KI: Vor Ort eine Sprachnachricht aufnehmen, daraus entsteht der fertige Bericht im richtigen Format.

Personal und Teamleitung

Neue Mitarbeitende schneller einarbeiten

Heute: Dieselben Fragen werden immer wieder beantwortet, Handbücher liest kaum jemand.

Mit KI: Ein Assistent mit euren Handbüchern und Prozessbeschreibungen beantwortet Fragen rund um die Uhr, mit Quelle.

Euer Ablauf ist nicht dabei? Im Vorgespräch sammeln wir eure Aufgaben, und genau die kommen in die Schulung.

Werkzeuge

Mit dem, was ihr nutzt.

Die Prinzipien sind dieselben, egal welches Werkzeug ihr einsetzt. Wir arbeiten mit dem, was bei euch freigegeben ist, oder helfen bei der Auswahl.

  • KI-Assistenten: Microsoft 365 Copilot, ChatGPT, Claude, Gemini (Google Workspace), Mistral Le Chat
  • Office und Zusammenarbeit: Excel, Word, Outlook, Teams, SharePoint, Google Workspace
  • Unternehmenssoftware: KI-Funktionen in ERP, CRM und Dokumentenmanagement, zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics oder Salesforce
  • Automatisierung ohne Code: Microsoft Power Automate, Zapier, Make, n8n
  • Lokal und datensparsam: KI-Lösungen auf eigener Infrastruktur, wenn Daten das Haus nicht verlassen dürfen

Und dann?

Ihr wollt nicht nur üben, sondern direkt umsetzen?

Manche Abläufe löst ihr nach der Schulung selbst mit Copilot und Co. Andere brauchen mehr: eine Anbindung an euer ERP, eine kleine App für unterwegs oder eine Automatisierung, die zuverlässig im Hintergrund läuft. Das setze ich auf Wunsch mit euch um, von der Analyse eurer Abläufe bis zur fertigen Lösung. Für kleine und mittlere Unternehmen kann die Analyse über die BAFA-Förderung bezuschusst werden.

Ablauf besprechen BAFA-Förderung

Ablauf

So läuft es ab.

  1. 01

    Vorgespräch

    30 Minuten. Ihr schildert, wo ihr steht und was euer Team danach können soll.

  2. 02

    Zuschnitt

    Ich stelle Inhalte, Beispiele und Format auf eure Fragen, Werkzeuge und Abläufe ein.

  3. 03

    Schulung

    Bei euch vor Ort oder online, als Workshop, an mehreren Terminen oder kompakt.

  4. 04

    Follow-up

    Nach einigen Wochen schauen wir gemeinsam, was funktioniert und was ihr anpasst.

Nächster Schritt

Passt das für euer Team?

Dann starten wir mit einem kurzen Vorgespräch. 30 Minuten, unverbindlich. Ihr schildert Ausgangslage und Ziel, ich sage euch ehrlich, welches Format Sinn ergibt. Preis auf Anfrage.

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